Política de Tratamiento de Datos Personales de Optimal Sinergia Group SAS

Fecha de entrada en vigor: 25 de Junio de 2025

En Optimal Sinergia Group S.A.S., la confianza y la autenticidad son pilares fundamentales de nuestra relación con clientes, proveedores y colaboradores. Reconocemos la importancia de proteger su privacidad y la confidencialidad de la información personal que nos confían. Esta política detalla los principios y procedimientos que rigen la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de datos personales, asegurando el cumplimiento de la legislación colombiana vigente y los más altos estándares de seguridad y transparencia.

1. Objetivo

La presente política tiene como objetivo asegurar el cumplimiento de la legislación vigente en materia de protección de datos personales, garantizando los derechos de los titulares en todas las fases del tratamiento y controlando los riesgos asociados a la privacidad y seguridad de la información personal. Entre los riesgos considerados se encuentran:

• Acceso no autorizado.
• Pérdida de información.
• Modificación no autorizada.
• Divulgación no autorizada.
• Uso no consentido.
• Incumplimiento legal.

2. Responsables del Tratamiento

La siguiente información corresponde a la entidad responsable del tratamiento de los datos personales bajo esta política:

• Razón Social: OPTIMAL SINERGIA GROUP SAS
• NIT: 901460720-6
• Dirección: Av. Carrera 9 # 123-36, Oficina 603
• Teléfono: 9054604
• Correo electrónico: info@optimalsinergia.com

3. Alcance

Esta política aplica a todas las actividades de recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de datos personales por parte de OPTIMAL SINERGIA GROUP SAS. Será de cumplimiento obligatorio para la compañía, sus funcionarios, colaboradores y terceros que actúen en su nombre. Todos los involucrados están obligados a mantener la confidencialidad de los datos personales incluso después de terminada su relación laboral o contractual.

4. Definiciones

Para efectos de esta política, se entienden los siguientes conceptos:

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento de sus datos personales.
• Aviso de privacidad: Comunicación del responsable al titular sobre la existencia de políticas de tratamiento de datos y sus finalidades.
• Base de datos: Conjunto estructurado de datos personales objeto de tratamiento.
• Datos personales: Información que permite identificar o hacer identificable a una persona natural.
• Datos sensibles: Datos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación.
• Derecho al Habeas Data: Derecho de toda persona a conocer, actualizar y rectificar la información personal que repose en bases de datos.
• Encargado del tratamiento: Persona que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.
• Responsable del tratamiento: Persona que decide sobre la base de datos y el tratamiento de los datos.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Tratamiento: Cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Transferencia: Envío de datos personales a otro responsable, dentro o fuera del país.
• Transmisión: Comunicación de datos personales a un encargado para su tratamiento.

5. Principios Aplicados al Tratamiento de los Datos Personales

El tratamiento de datos personales por parte de la empresa se regirá por los siguientes principios:

1. Legalidad: El tratamiento se realizará conforme a la ley colombiana.
2. Finalidad: Los datos se tratarán conforme a las finalidades informadas al titular, las cuales deben ser legítimas.
3. Libertad: Solo se podrán tratar datos con autorización del titular, salvo disposición legal o judicial en contrario.
4. Veracidad o calidad: La información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada y comprobable.
5. Transparencia: El titular podrá acceder a la información sobre sus datos en cualquier momento.
6. Acceso y circulación restringida: Solo podrán acceder a los datos:
   • El titular o sus representantes legales.
   • Terceros autorizados por el titular o por la ley.
   • Entidades públicas con funciones legales o por orden judicial.
7. Seguridad: Se adoptarán medidas técnicas, humanas y administrativas para evitar adulteración, pérdida, consulta o acceso no autorizado.
8. Confidencialidad: Toda persona involucrada en el tratamiento de datos deberá garantizar su confidencialidad, incluso después de finalizada su relación con la compañía.

6. Autorización para el Tratamiento de Datos Personales y Avisos de Privacidad

La empresa obtendrá la autorización del titular para el tratamiento de sus datos, salvo en los casos establecidos por la ley. Esta autorización estará sujeta a las siguientes condiciones:

1. Consentimiento informado: El tratamiento requiere autorización libre, previa, expresa e informada.
2. Formas de autorización: Puede otorgarse por escrito, verbalmente o mediante conductas inequívocas. El silencio no se considera como consentimiento.
3. Prueba de la autorización: La empresa conservará evidencia de la autorización otorgada.
4. Excepciones a la autorización: No se requiere en los siguientes casos:
   • Información solicitada por entidades públicas o judiciales.
   • Datos públicos.
   • Urgencias médicas o sanitarias.
   • Fines históricos, estadísticos o científicos autorizados por la ley.
   • Datos del registro civil.
5. Revocación de autorización y supresión de datos: El titular podrá solicitar la revocación de la autorización y/o la supresión de sus datos, según el procedimiento establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012 y el título 8 de esta política.
6. Datos sensibles: La empresa deberá informar al titular que no está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles, especificando claramente cuáles son y su finalidad.
7. Aviso de privacidad: Documento que informa al titular sobre la política de tratamiento, sus finalidades y los medios para ejercer sus derechos.

7. Derechos de los Titulares

Según el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular tiene derecho a:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo excepciones legales.
3. Ser informado sobre el uso que se le ha dado a sus datos.
4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando no se respeten los principios constitucionales y legales, salvo que exista obligación legal o contractual de conservarlos.
6. Acceder de manera gratuita a sus datos personales.